Instructions in English are below! Please read them carefully.

Tervetuloa Emile ry:n sääntömääräiseen syyskokoukseen 2023!

Emile ry:n hallitus toivottaa kaikki jäsenet lämpimästi tervetulleeksi yhdistyksen sääntömääräiseen syyskokoukseen Agoralle Auditorio 3-saliin 28.11.2023 klo 17! Tästä kutsusta löydät tietoa kokouksen kulusta ja osallistumisesta.

Osallistuminen

Kokous järjestetään hybridimallilla eli kokoukseen voi osallistua yhtälaisesti paikan päällä tai etänä Zoomissa. Toivomme, että mahdollisimman moni saapuisi paikan päälle. Etänä olevilta vaaditaan kameran pitämistä päällä koko tilaisuuden ajan, jotta äänestettäessä voidaan varmistua osallistujan henkilöllisyydestä. Tulethan hyvissä ajoin paikalle ja valmistauduthan todistamaan Emile ry:n jäsenyytesi Kide.appista tilaisuuteen saapuessa. Kokouksen arvioitu kesto on noin kahdesta kolmeen tuntia.

Sisältö

Syyskokouksessa vahvistetaan toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksujen suuruus vuodelle 2024. Kokouksessa valitaan myös ensi vuoden hallitus ja toimihenkilöt, sekä käsitellään muut esityslistan asiat, kuten uuden strategian, varainhankintasuunnitelman ja kansainvälisyyssuunnitelman esittely ja vahvistaminen. Kokouksessa jokaisella Emilen jäsenellä on äänioikeus, joten tule vaikuttamaan ensi vuotta koskeviin päätöksiin ja uuden hallituksen muodostumiseen!

Hallitus suosittelee tutustumaan liitteisiin hyvin etukäteen, jotta kokouksen kulku olisi mahdollisimman sujuvaa. Kokoukseen osallistujilla on myös mahdollisuus kommentoida liitteitä ja näin vaikuttaa yhdistyksen tulevaisuuteen.

Ehdolle asettuminen

Vuoden 2024 hallitukseen asetutaan ehdolle kokouksen kohdassa 10 ja toimihenkilöksi kohdassa 11. Ehdolle asettuminen tapahtuu ylös nousemalla ja itsensä esittelemällä. Ehdokas voi halutessaan kertoa muutamalla lauseella, miksi haluaisi juuri siihen pestiin ja miksi olisi hyvä valinta siihen. Mikäli ehdokkaita on useampia, suoritetaan suljettu lippuäänestys. Eniten ääniä saanut voittaa – tasatilanteessa ratkaisee arpa. Mikäli olet estynyt kokonaan osallistumaan syyskokoukseen ja haluaisit asettua ehdolle, voit lähettää vapaamuotoisen muutaman lauseen esittelyn istuvalle puheenjohtajalle sähköpostitse pj@emilery.fi. Puheenjohtaja lukee esittelysi puolestasi kokouksessa hakemasi pestin kohdalla.

Esityslista ja muut liitteet löytyvät sähköpostilistan kautta tulleesta sähköpostista. Kokouksessa tarjolla juotavaa ja naposteltavaa! Nähdään Agoralla Emilen tulevaisuuden parissa!

————————————————————————————

Welcome to the 2023 regular fall meeting of Emile ry!

The board of Emile ry warmly welcomes all members to the association’s regular fall meeting at Agora, Auditorium 3, on 28 November 2023 at 5 pm! In this message, you will find information about the course of the meeting and participation.

Participation

The meeting is organized using a hybrid model, meaning that you can participate on-site or remotely in Zoom. We hope that as many as possible will attend on-site at Agora. Those who are remote are required to keep the camera on throughout the meeting so that the identity of the participant can be confirmed when voting. Please arrive early and prepare to prove your Emile ry membership from Kide.app when you arrive at the event. The estimated duration of the meeting is approximately two to three hours.

Content

At the fall meeting, the plan of operations, budget, and the amount of membership fees for 2024 will be confirmed. The meeting will also elect next year’s board and officers, and discuss other items on the agenda, such as the presentation and confirmation of the new strategy, fundraising plan, and internationalization plan. At the meeting, every member of Emile ry has the right to vote, so come and influence the decisions regarding next year and the formation of the new board!

The board recommends that you familiarize yourself with the attachments in advance so that the meeting runs as smoothly as possible. Participants in the meeting also have the opportunity to comment on the attachments and thus influence the future of the association.

Nominations

Nominations for the 2024 board are made in section 10 of the meeting and nominations for the officers in section 11. Nominations are made by standing up when the position you are after is discussed and introducing yourself. If desired, you can shortly tell why you would like to be in that position and why you would be a good choice for the position. If there are several candidates for the same position, a closed ballot will be held. The one with the most votes wins – in the event of a tie, a lottery will be held to decide the choice. If you are completely unable to participate in the fall meeting and would like to run for the board or officers, you can send a free-form introduction of a few sentences to the sitting chair by email (pj@emilery.fi). The chair will read your introduction for you at the meeting when the position you are running for is discussed.

The minutes (esityslista) and other files (liitteet) can be found in the email you have recieved via Emile’s mailing list. There will be some coffee and snacks at the meeting! Hopefully, we will meet at Agora!